通过与 Jira 对比,让您更全面了解 PingCode

  • 首页
  • 需求与产品管理
  • 项目管理
  • 测试与缺陷管理
  • 知识管理
  • 效能度量
        • 更多产品

          客户为中心的产品管理工具

          专业的软件研发项目管理工具

          简单易用的团队知识库管理

          可量化的研发效能度量工具

          测试用例维护与计划执行

          以团队为中心的协作沟通

          研发工作流自动化工具

          账号认证与安全管理工具

          Why PingCode
          为什么选择 PingCode ?

          6000+企业信赖之选,为研发团队降本增效

        • 行业解决方案
          先进制造(即将上线)
        • 解决方案1
        • 解决方案2
  • Jira替代方案

25人以下免费

项目范围管理如何为您节省大量时间

项目范围是指完成一个项目所需的一切,包括任务、时间和资源。项目范围管理就是监督和调整这些元素的过程,目的是确保项目能够按时完成且在预算范围内。

想象一下,如果需要快速去杂货店买鸡蛋,但在购物过程中不断加入其他物品,比如麦片、香薰蜡烛和纸巾。最初只是一个简单的购物任务,却变成了复杂、耗时且成本高昂的购物之旅。这就像在工作项目中的“范围蔓延”——项目范围不断扩大,导致超出最初计划。

这就说明了为什么要事先定义和管理项目范围的重要性。如果最初就明确了不买纸巾和香薰蜡烛,就不会因为这些额外的事项而分心,项目范围管理就是帮助做到这一点的。

为什么项目范围管理很重要?

项目范围管理很重要,因为很多人可能会遇到购物或项目不知不觉超出初始计划的情况。据项目管理协会(PMI)的数据显示,多达52%的项目会经历范围蔓延。

没有无限的团队成员、时间和金钱。如果项目要求不断增加,资源就会变得紧张。有效的项目范围管理可以帮助紧密遵循原计划,并更有效地管理资源,带来一系列好处。

1、现实可执行的时间表

普华永道(PwC)的一项研究涵盖了超过10600个项目,结果发现只有2.5%的公司能够完全成功地完成他们的项目。剩下的大多数项目要么超出了原始预算,要么错过了截止日期,有些两者都有。通过管理项目范围,可以避免超过预定的结束日期。如果清楚知道完成项目所需的具体内容,就更容易设定一个切实可行的截止日期并坚守它。

就像去杂货店购物一样,如果知道需要购买很多东西(不仅仅是鸡蛋),就会预留出更多的时间,并一开始就拿个购物车,而不是以为自己能在五分钟内搞定。这样,就不会因为额外的时间而需要调整一天的其他计划。

2、准确的预算

如果项目的要求和交付物不断变化,很难准确预测项目的成本。定义项目范围有助于一开始就设定一个合理的预算。在项目进展过程中监控范围,有助于保持预算不变。

3、高效的项目

大家都可能遇到过项目无休止地拖延的情况,原因是团队或客户不断提出新的功能、调整或附加要求,导致项目范围不断扩大。虽然总是答应这些要求感觉很好,但项目团队常常在不知不觉中偏离了最初的计划。

定义和管理项目范围可以让团队根据最初的要求高效地完成项目,而不是让项目不断膨胀。

总的来说,项目范围(包括创建的项目范围声明)是项目的基准。项目经理和团队可以借此回到原点,用它来指导他们与项目相关的决策。

定义项目范围的步骤

由于未来无法预测,确定项目范围可能看起来很有挑战性。如何在项目开始的第一天就明确知道将要涉及哪些事项呢?

这里有一些步骤,可以帮助创建项目范围声明的基本框架。

假设您在一家营销代理公司工作,想要为所有新客户制定一个标准化的问卷调查。下面是如何定义这个项目范围的:

1、定义项目的目标

每个项目都有其目的,这是项目启动的原因。

不要假设团队成员都明白这个目标。明确阐述这个目标(即项目要实现什么)提供了重要的背景信息。

例如,在这个案例中,目标是创建一个新客户问卷调查,以简化新客户的引入流程,并确保从一开始就获得所有必要的客户信息。一开始就指明目标,可以简化后续步骤,因为可以专注于项目的主要目标,并据此做决策。

2、确定项目的交付物

需要明确项目最终要创建什么具体物品或成果。在这个案例中,交付物是给新客户签署合同后自动发送的在线问卷,以及一个提供更多信息的登录页面。明确交付物有助于识别范围蔓延的迹象。

例如,如果团队开始讨论建立一个客户可以提交文件的在线门户,就可以提醒自己,这并不是此项目的一部分。这个项目完成后,有更多资源和精力时,再考虑其他事项会更好。

3、定义项目的任务和活动

明确知道要创建什么以及为什么后,就要讨论如何实现。这个步骤包括将交付物分解成具体的任务和活动,也就是工作分解结构。

例如,要创建新客户问卷,需要:

  • 决定和撰写问卷内容
  • 将问卷制作成在线表格
  • 创建客户可以访问的登录页面
  • 设置自动发送问卷的电子邮件

将项目细分为具体、可操作的步骤,有助于识别那些原计划之外的临时请求和任务。这种方法还可以使大型、复杂的项目变得更加易于管理。

4、定义项目的排除项

在项目管理中,明确指出不会做的事情和确定将要做的事情一样重要。就像如果在购物清单上写明“不买香薰蜡烛”,就不太可能被货架上的蜡烛吸引,因为已经提前知道自己容易被蜡烛吸引。

虽然这听起来有点反直觉,但要明确列出项目中不包括的任务和交付物。

例如,在问卷项目中,需要明确指出不会开发的内容包括:

  • 客户提交资源和文件的在线门户
  • 多步骤的电子邮件入门序列
  • 为不同类型客户定制问卷

这就像是为可能出现、会让项目偏离目标的事项设置了一个“警告”标志。

5、定义项目的限制因素

在现实世界中,项目会面临一些限制因素,如预算、时间表和资源等。这一步就是定义这些限制。

例如,在问卷项目中,限制可能包括:

  • 项目必须在2020年11月25日前上线
  • 总预算不超过35300元
  • 网页开发团队要到10月底才能开始创建登录页面

为了保持现实,应该让团队成员参与讨论,以便了解和应对其他潜在限制。

项目范围声明及示例

在准备好所有信息后,可以将其整合成一个项目范围声明,供团队参考。要确保将其保存在一个安全、便于团队成员访问的地方,比如协作知识共享平台。项目范围声明的顶部应包括项目名称、描述、截止日期和项目经理等基本信息。

例如,对于示例项目的项目范围声明,可以是这样的:

项目名称:新客户调查问卷
描述:在我们签订合同后,将向所有新客户发送自动调查问卷
最后期限:2023 年 11 月 25 日
项目经理:小王
目标:创建一份新的客户调查问卷,以简化新客户的吸收,并确保从一开始就拥有所有必要的客户信息
任务:(范围内的项目)决定和撰写问卷内容
将问卷制作成在线表格
创建客户可以访问的登录页面
设置自动发送问卷的电子邮件
超出范围的项目:客户提交资源和文件的在线门户
多步骤的电子邮件入门序列
为不同类型客户定制问卷
限制条件:项目必须在2020年11月25日前上线
总预算不超过35300元
网页开发团队要到10月底才能开始创建登录页面

使用项目范围声明保持对目标的专注

无论是简单的购物行程还是工作中的任务,都可能因范围膨胀而超出最初的预期。定义项目范围有助于保持团队的关注和检查。

最后,这里有一些定义和管理项目范围的小技巧:

尽可能具体:这样才能清楚地区分哪些在范围内、哪些在范围外

与团队交流:不要独自进行,团队的参与可以使项目范围更加贴合现实,并提供不同视角来发现潜在的漏洞或障碍

逆向工作:通常人们会先设定截止日期或预算,然后根据这些来定义范围,但成功的项目是先定义目标和交付物,然后根据这些来设定时间表和预算

从以往的项目中学习:历史经验是最好的老师,可以从过去项目的失误和成功中学到很多。确保对所有项目进行回顾,以获得最多见解。

使用这些提示和步骤作为指南,就可以专注于确切需要完成的工作,并更有效地交付成功的项目。

本文是否对你有用?

内容导航