项目范围是指完成一个项目所需的一切，包括任务、时间和资源。项目范围管理就是监督和调整这些元素的过程，目的是确保项目能够按时完成且在预算范围内。
想象一下，如果需要快速去杂货店买鸡蛋，但在购物过程中不断加入其他物品，比如麦片、香薰蜡烛和纸巾。最初只是一个简单的购物任务，却变成了复杂、耗时且成本高昂的购物之旅。这就像在工作项目中的“范围蔓延”——项目范围不断扩大，导致超出最初计划。
这就说明了为什么要事先定义和管理项目范围的重要性。如果最初就明确了不买纸巾和香薰蜡烛，就不会因为这些额外的事项而分心，项目范围管理就是帮助做到这一点的。
为什么项目范围管理很重要？
项目范围管理很重要，因为很多人可能会遇到购物或项目不知不觉超出初始计划的情况。据项目管理协会（PMI）的数据显示，多达52%的项目会经历范围蔓延。
没有无限的团队成员、时间和金钱。如果项目要求不断增加，资源就会变得紧张。有效的项目范围管理可以帮助紧密遵循原计划，并更有效地管理资源，带来一系列好处。
1、现实可执行的时间表
普华永道（PwC）的一项研究涵盖了超过10600个项目，结果发现只有2.5%的公司能够完全成功地完成他们的项目。剩下的大多数项目要么超出了原始预算，要么错过了截止日期，有些两者都有。通过管理项目范围，可以避免超过预定的结束日期。如果清楚知道完成项目所需的具体内容，就更容易设定一个切实可行的截止日期并坚守它。
就像去杂货店购物一样，如果知道需要购买很多东西（不仅仅是鸡蛋），就会预留出更多的时间，并一开始就拿个购物车，而不是以为自己能在五分钟内搞定。这样，就不会因为额外的时间而需要调整一天的其他计划。
2、准确的预算
如果项目的要求和交付物不断变化，很难准确预测项目的成本。定义项目范围有助于一开始就设定一个合理的预算。在项目进展过程中监控范围，有助于保持预算不变。
3、高效的项目
大家都可能遇到过项目无休止地拖延的情况，原因是团队或客户不断提出新的功能、调整或附加要求，导致项目范围不断扩大。虽然总是答应这些要求感觉很好，但项目团队常常在不知不觉中偏离了最初的计划。
定义和管理项目范围可以让团队根据最初的要求高效地完成项目，而不是让项目不断膨胀。
总的来说，项目范围（包括创建的项目范围声明）是项目的基准。项目经理和团队可以借此回到原点，用它来指导他们与项目相关的决策。
定义项目范围的步骤
由于未来无法预测，确定项目范围可能看起来很有挑战性。如何在项目开始的第一天就明确知道将要涉及哪些事项呢？
这里有一些步骤，可以帮助创建项目范围声明的基本框架。
假设您在一家营销代理公司工作，想要为所有新客户制定一个标准化的问卷调查。下面是如何定义这个项目范围的：
1、定义项目的目标
每个项目都有其目的，这是项目启动的原因。
不要假设团队成员都明白这个目标。明确阐述这个目标（即项目要实现什么）提供了重要的背景信息。
例如，在这个案例中，目标是创建一个新客户问卷调查，以简化新客户的引入流程，并确保从一开始就获得所有必要的客户信息。一开始就指明目标，可以简化后续步骤，因为可以专注于项目的主要目标，并据此做决策。
2、确定项目的交付物
需要明确项目最终要创建什么具体物品或成果。在这个案例中，交付物是给新客户签署合同后自动发送的在线问卷，以及一个提供更多信息的登录页面。明确交付物有助于识别范围蔓延的迹象。
例如，如果团队开始讨论建立一个客户可以提交文件的在线门户，就可以提醒自己，这并不是此项目的一部分。这个项目完成后，有更多资源和精力时，再考虑其他事项会更好。
3、定义项目的任务和活动
明确知道要创建什么以及为什么后，就要讨论如何实现。这个步骤包括将交付物分解成具体的任务和活动，也就是工作分解结构。
例如，要创建新客户问卷，需要：
- 决定和撰写问卷内容
- 将问卷制作成在线表格
- 创建客户可以访问的登录页面
- 设置自动发送问卷的电子邮件
将项目细分为具体、可操作的步骤，有助于识别那些原计划之外的临时请求和任务。这种方法还可以使大型、复杂的项目变得更加易于管理。
4、定义项目的排除项
在项目管理中，明确指出不会做的事情和确定将要做的事情一样重要。就像如果在购物清单上写明“不买香薰蜡烛”，就不太可能被货架上的蜡烛吸引，因为已经提前知道自己容易被蜡烛吸引。
虽然这听起来有点反直觉，但要明确列出项目中不包括的任务和交付物。
例如，在问卷项目中，需要明确指出不会开发的内容包括：
- 客户提交资源和文件的在线门户
- 多步骤的电子邮件入门序列
- 为不同类型客户定制问卷
这就像是为可能出现、会让项目偏离目标的事项设置了一个“警告”标志。
5、定义项目的限制因素
在现实世界中，项目会面临一些限制因素，如预算、时间表和资源等。这一步就是定义这些限制。
例如，在问卷项目中，限制可能包括：
- 项目必须在2020年11月25日前上线
- 总预算不超过35300元
- 网页开发团队要到10月底才能开始创建登录页面
为了保持现实，应该让团队成员参与讨论，以便了解和应对其他潜在限制。
项目范围声明及示例
在准备好所有信息后，可以将其整合成一个项目范围声明，供团队参考。要确保将其保存在一个安全、便于团队成员访问的地方，比如协作知识共享平台。项目范围声明的顶部应包括项目名称、描述、截止日期和项目经理等基本信息。
例如，对于示例项目的项目范围声明，可以是这样的：
| 项目名称： | 新客户调查问卷 |
| 描述： | 在我们签订合同后，将向所有新客户发送自动调查问卷 |
| 最后期限： | 2023 年 11 月 25 日 |
| 项目经理： | 小王 |
| 目标： | 创建一份新的客户调查问卷，以简化新客户的吸收，并确保从一开始就拥有所有必要的客户信息 |
| 任务：（范围内的项目） | 决定和撰写问卷内容 将问卷制作成在线表格 创建客户可以访问的登录页面 设置自动发送问卷的电子邮件 |
| 超出范围的项目： | 客户提交资源和文件的在线门户 多步骤的电子邮件入门序列 为不同类型客户定制问卷 |
| 限制条件： | 项目必须在2020年11月25日前上线 总预算不超过35300元 网页开发团队要到10月底才能开始创建登录页面 |
使用项目范围声明保持对目标的专注
无论是简单的购物行程还是工作中的任务，都可能因范围膨胀而超出最初的预期。定义项目范围有助于保持团队的关注和检查。
最后，这里有一些定义和管理项目范围的小技巧：
尽可能具体：这样才能清楚地区分哪些在范围内、哪些在范围外
与团队交流：不要独自进行，团队的参与可以使项目范围更加贴合现实，并提供不同视角来发现潜在的漏洞或障碍
逆向工作：通常人们会先设定截止日期或预算，然后根据这些来定义范围，但成功的项目是先定义目标和交付物，然后根据这些来设定时间表和预算
从以往的项目中学习：历史经验是最好的老师，可以从过去项目的失误和成功中学到很多。确保对所有项目进行回顾，以获得最多见解。
使用这些提示和步骤作为指南，就可以专注于确切需要完成的工作，并更有效地交付成功的项目。
