使项目跟踪变得容易的 3 种方式

当团队在项目目标、时间安排和交付结果上未能协调一致时，就会出现沟通问题。这种沟通问题可能导致更严重的问题。实际上，根据Grammarly的研究，有96%的组织领导者认为，有效的沟通与业务成果直接相关。 为了让项目团队取得成功，需要设定目标，使他们更有责任心，能够高效地完成项目。Confluence是一个极佳的平台，用于存储、组织和可视化大量信息，并配备了内置功能和整合工具。

报告具有内置的数据组织

手动将信息整理进电子表格、任务列表或项目报告中，不仅费力，而且容易出错。需要一个所有团队成员都能使用的工具，无论他们与信息的关联程度如何。他们需要能够相互以及与利益相关者分享洞察。 Confluence可以跟踪项目计划、更新和团队沟通，并简化组织数据管理。利用Confluence及其报告功能，用户可以创建表格和图表，帮助他们理解大量数据。 表格有助于组织大量的数据。无论是需要细化产品路线图的到期日的产品团队，还是需要追踪市场活动里程碑和结束日期的营销团队，表格都是一个有用的工具。为了使表格在Confluence页面上更有价值，需要对其进行有效优化。 首先，可以在Confluence页面中添加一个表格。接着，进入表格的选项，根据需要配置列和行的标题。 在Confluence中创建表格时需要考虑几个要点：

• 上下文：人们希望能快速浏览内容，快速找到所需信息。确保标题能够传达正确的信息。使用不同颜色的文本和单元格格式，以突出关键信息并区分不同的数据集和类别。
• 细节：提供的信息越多，用户找到所需信息的时间就越长。因此，减少表格的列和行数量，以提高可读性，特别是对于使用小屏幕设备的用户。另外，寻找简单的信息（如“是”和“否”），可能可以用表情符号（如“✅”和“❌”）来替代。
• 内容：容易将每个看似必要的信息都包括进来，但有时这可能是重复的劳动。寻找可以从其他细节中推断出来的信息。例如，通常不需要同时包括用户的生日和年龄，只需决定哪个信息更有效地传达想要表达的观点。
• 格式：虽然大多数人更习惯垂直排列的表格，但应根据表格中最重要的数据元素来决定表格的对齐方式。

确定了要在表格中包含的信息后，图表可以帮助用数据讲述故事。

图表传达数据故事

利用表格中的数据，Confluence的图表功能可以帮助创建仪表板、跟踪项目进度和交付成果、组织项目预算等。还可以在一个Confluence页面上添加多个图表，这样团队成员就能轻松获得对项目范围的整体了解，并迅速发现深层次的洞察。 来看看Confluence中不同类型图表的功能：

• 饼图：非常适合展示构成整个数据集的百分比和值。饼图的各部分（切片）应该用鲜明的颜色，以便清楚地区分每个部分。
• 条形图：适合比较几个不同的值。柱状图通常是直立的柱子，但如果图例的标签很长，可能需要旋转。虽然可能没有一个总体指标关联所有值，但应使用能表示某种顺序的颜色（比如，按会员级别的产品使用量）。
• 折线图：用于展示不同类别之间的关系和随时间变化的趋势。可以使用逐渐增强的颜色或突出颜色来展示想要传达的数据故事。

Confluence还提供了创建分组图表和聚合图表的功能：

• 分组图表：条形图的并排比较。比较的值应该限制在四个或更少，以便于理解。如果值是相关的（比如年龄），应使用同一颜色的不同深浅来设计图表，深浅顺序可以从浅到深，也可以相反。
• 聚合图表：按特定标准对值进行分组（比如，将多次交易简化为产品总销售额）。可以整体使用一种颜色，或者用不同的颜色表示不同的柱状指标。

使用表格的目的是将原始数据组织成逻辑类别。而使用图表的目的是通过揭示和展示可操作的洞察，为表格数据增加功能性。

集成增强项目进度的细节追踪

如果没有合适的项目跟踪软件和项目管理工具，项目规划很容易变得复杂。Confluence与数千个应用程序集成，帮助可视化实际进度，将项目跟踪提升到新的水平。 对于敏捷团队和项目，Jira和Confluence可以共同作用，帮助改进自动化，并创造更无缝、协作的工作流程。将Jira添加到Confluence可以提高项目性能，帮助团队：

• 创建和管理敏捷项目，让项目更灵活、更高效。
• 改进时间跟踪，加快提供价值的速度。
• 规划和协调项目，并在任何界面上接收相关通知。
• 通过跟踪软件漏洞和功能请求，提升任务管理和资源管理效率。
• 记录和跟踪项目的时间表和当前状态。
• 获取实时更新，如产品文档的最新信息。
• 利用页面模板快速启动新项目。
• 查看审计日志，跟踪产品的更新和变化。

除了Jira，还有其他集成工具可以帮助团队跟踪项目任务，并找出需要改进的地方。

• Confluence的高级表格功能：增强了Confluence表格的功能，如列合计、平均值、排序、编号、过滤和CSS样式。还可以根据特定标准（如页面、空间或标签）创建附件的表格。
• Confluence报告：帮助用户通过动态定制的仪表板，直观地了解状态报告和数据。
• Confluence的表格过滤器和图表：可以管理表格，并重用来自各种页面和外部来源（如Jira）的Confluence数据。

利用Confluence及其集成工具，可以为数据添加更多细节，发现新的洞察。 如果没有找到完全符合需求的模板也没关系。可以轻松创建自己的模板，用于项目合作、头脑风暴、利益相关者管理以及所有方面的项目进度跟踪，以简化流程。如果看到其他团队的页面很合心意，也可以简单地复制成为模板。

页面历史让查看页面修订变得简单

在处理项目进度时，保持整个项目倡议、更新和迭代的透明性和可见性非常重要。Confluence通过展示每个页面和整个项目生命周期的变更历史，使用户能够跟踪项目。每次页面被修改时，Confluence会创建该页面的新版本，这样如果需要，就可以轻松地回滚到页面的早期版本。 在Confluence页面内，可以查看页面的特定版本号。如果查看的是页面的早期版本，页面顶部会出现一条“警告”消息，告知正在查看的是旧版本。 利用Confluence的页面历史和比较功能，还可以进行以下操作：

• 删除特定版本。
• 查看页面的任何更改。
• 查看任何未发布的更改。
• 比较两个选定的页面版本。

如果使用Confluence的比较视图，只能查看与当前页面相邻版本之间的更改。 此外，还可以深入了解项目规划和协作的特定方面。容量规划有助于实际了解每个团队成员的工作能力，从而有效管理工作负载，而目标、信号和措施则通过提醒每个人共同的目标来推动项目协作。 使用Confluence简化项目跟踪。尽管Confluence不被严格定义为项目管理软件，但它仍然使在线项目跟踪对技术能力较弱的团队成员也友好易用。无需再经历不必要的瓶颈，或在Microsoft Word文档或Excel电子表格中手动跟踪项目，可以选择这个直接的工具，跨平台简化项目更新。 探索Confluence如何帮助简化复杂的工作流程，用项目数据讲述更丰富的故事，最终实现项目成功。